Japanische Weisheiten

Das japanische Wort Kanban bedeutet soviel wie Signalkarte und hat seine, für uns relevante Bedeutung, aus dem Produktionssystem des japanischen Autobauers Toyota. Dieser hat mit der Methode Abläufe so optimiert, dass der Herstellungsprozess wie in einem Fluss gleichmäßig fließt.

Das Prinzip ist denkbar einfach. Haben wir über Jahre hinweg gern alles auf kleine gelbe Post-its geschrieben und überall wild verteilt, bringt ein Kanban-Board diese Zettel in eine sinnvolle Reihenfolge – spaltenweise. Wir machen uns also eine einfache Tabelle mit Spaltenüberschriften und sortieren die gelben Gedankenstützen in die momentan passende. Am einfachsten klappt das für den Anfang mit „Was gibts zu tun“, „Was mach ich gerade“ und „Abgeschlossen“

Digitale Ordnung

Nun haben sich findige Softwareentwickler dieser Methode bedient und ein so einfaches wie geniales Tool geschrieben, dass unser aller Leben vereinfachen kann. Denn dieses System lässt sich auf fast jede Lebenslage anwenden. Der Fantasie in der Gestaltung dieser Boards sind keine Grenzen gesetzt. Vom Wochenplan über einen Redaktionsplan bis zur Projektentwicklung im Arbeitsleben. Aber auch Urlaubs-, Hochzeits- und Bauplanung im Privatleben. Wir setzen das System tatsächlich nahezu in jeder Lebenslage ein und sind von klassischen Notizen-Apps oder Task-Tools fast befreit. Hier ist einfach alles an einem Ort.

Anbieter gibt es inzwischen unzählige am Markt. Diese reichen vom kostenlosen über Probeversionen bis zu denen die monatlich ein paar Euro kosten. Wir nutzen seit einigen Jahren nun die kostenfreie Version von Trello. Bei dieser kann man zwar auch aktuell 8,00 € im Monat einige weitere Funktionen freischalten, doch waren die für unser kleines Team bisher nicht notwendig. Das schöne ist, man kann alles erst einmal ohne Risiko auf Herz und Nieren prüfen und schauen, ob einem das System das Leben ein wenig erleichtern kann. Es gibt auch eine prominente Lösung aus deutschen Entwicklerstudios. Mit MeisterTask ist man zwar in der kostenfreien Version ein wenig eingeschränkter als bei Trello aber auch das Tool hat seine Vorzüge.

Das Team arbeitet an einem Ort

Mit welchem Anbieter man in die Welt von Kanban einsteigt, ist aber egal. Man sollte es einfach mal ausprobieren und mal einigen Bereichen des Lebens ein wenig mehr Struktur verpassen. Wir nutzen dieses Tool vor Allem für die Zusammenarbeit mit unseren Kunden, wenn es um größere Projekte geht. Denn der Clou ist, dass man mit einem ganzen Team auf einem solchen Board arbeiten kann und so die Kontaktwege und vor Allem den E-Mailbriefkasten kleiner hält. Denn sämtliche Kommunikation für ein Projekt kann über dieses Tool laufen. Wer es dann noch auf die Spitze treiben möchte, verlinkt sein Kanban-Board mit einem Chat-Tool wie Slack und führt so die gesamte Kommunikation außerhalb von E-Mail Unterhaltungen. Nie wieder „AW: AW: AW: Projektbesprechung“ – wann hat sie mir das geschickt…?